Globus Sistemas

¿Qué es la Factura Electrónica?

Es, ante todo, una factura. Esto significa que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, se expide y recibe en formato electrónico. En otras palabras, es un documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación, cuyas características y condiciones se establecen en el Decreto 2242 de 2015.

¿Es necesaria la firma digital para la facturación electrónica?

SÍ, uno de los requisitos es la firma electrónica o digital, así que cualquiera que sea su sistema de facturación ERP, debe contar con esta.

¿La firma digital tiene algun costo?

SÍ, El obligado a facturar electrónicamente debe de pagar por ella y debe ser adquirida exclusivamente ante ANDES SCD “ANDES - Servicio de Certificación Digital” para utilizar el software de facturación ERP de Globus Sistemas.

¿La facturación electrónica tiene costo?

NO tiene ningún costo presentar las facturas a la DIAN, pero sí debes pagar por el sistema ERP de Factura Electrónica de Globus Sistemas para la transmisión de la información.

¿Qué pasa con las facturas manuales?

Las únicas facturas manuales en Colombia a partir del 1 de enero de 2019 serán las facturas de contingencia. Dichas facturas se realizan en casos extremos, cuando no es posible utilizar el sistema de facturación ERP por algún motivo. En cuanto a las facturas manuales que se emitan hasta el 31 de diciembre de 2018 quedarán archivadas con su respectivo número de resolución.

¿Deben expedir factura electrónica las microempresas?

Las empresas pertenecientes al Régimen Simplificado del Impuesto sobre las Ventas no deben expedir facturara electrónica, es decir, aquellas que no recaudan IVA. Generalmente, pertenecen a este grupo las microempresas; sin embargo, hay excepciones, pues si una persona tiene varias empresas, deberá facturar IVA, por lo tanto, deberá expedir factura electrónica.

¿Qué es el formato XML?

El XML es la abreviatura de Extensible Markup Language; Los formatos XML utilizan etiquetas de forma organizada que permiten describir la manera en la que se encuentra estructurado un documento.

¿Es necesario implementar la factura electrónica desde ya?

Lo recomendable es que sea lo antes posible, pues es la mejor forma de experimentar el sistema de facturación ERP y realizar los envíos de prueba que exige la DIAN para habilitar el software ERP para la transmisión real de los documentos, además de disminuir los errores para el momento en que la implementación sea obligatoria y la DIAN empiece a supervisar las buenas prácticas de la facturación electrónica en cada empresa.

¿Cómo funciona el software ERP de Globus Sistemas de facturación electrónica?

En el momento en que genera la factura, le llega a su cliente y a la DIAN simultáneamente. Una vez la factura se envía, va a poder tener notificaciones en el sitio exclusivo de facturación electrónica de Globus Sistemas.

¿Cómo emitir factura electrónica con la plataforma ERP de Globus Sistemas?

1. Expedir la factura electrónica.

2. Se envía el documento XML a la DIAN dentro de los términos de entrega.

3. Se entrega o envía el documento al adquiriente del bien o servicio.

4. Aceptación o rechazo del contenido del documento en el sitio de FACE de Globus Sistemas.

5. Se notifica del envió de la información en el sitio de FACE de Globus Sistemas.

6. El obligado a facturar electrónicamente debe conservar una copia del documento.

¿Qué es el CUFE?

Es el Código Único de Facturación Electrónica. Permite diferenciar una única factura del resto que se expidan en el país; es decir que es irrepetible, para lograr interpretarlo, es necesario un software de facturación ERP como el que suministra Globus Sistemas.

¿Cómo anular una factura electrónica con Globus Sistemas?

Ninguna factura electrónica se anula. Se debe realizar la acreditación del valor del movimiento por medio de una NOTA CRÉDITO y el soporte del porqué de la anulación de la factura. Dicha NOTA CRÉDITO también debe ser reportada a la DIAN.

¿Se necesita internet para transmitir la factura electrónica con Globus Sistemas?

SÍ. Con todos los sistemas de facturación electrónica ERP es necesario el uso de Internet para él envió de los documentos tanto a la DIAN, como a los adquirientes.

¿Quiénes estan obligados a facturar electrónicamente?

Todos los contribuyentes del régimen común y del impuesto al consumo están obligados a facturar electrónicamente, así como también los del régimen simplificado que tenga más de una empresa.

¿Qué es la factura electrónica de contingencia?

Es una factura que se hace manualmente, solo en casos extremos, cuando no es posible hacer la factura electrónica; sin embargo, anexa a esta factura, debe existir un soporte que especifique por qué se hizo de esa manera y registrar un comprobante que garantice que no fue posible. Una vez cuente con su sistema de facturación ERP nuevamente, este documento debe ser registrado y reportado a DIAN, dentro de los términos de entrega del mismo.

¿Se puede facturar sin una plataforma de facturación electrónica?

No es posible. Las empresas deben hacerlo con un software autorizado por la DIAN para que el proceso tenga todos los requisitos legales que permitan emitir una factura electrónica con las especificaciones reglamentarias exigidas por la DIAN.

¿Qué debe tener un software para facturar electrónicamente?

Debe cumplir con todos los requisitos que la DIAN estipula en el Decreto 2242.

Características de la Factura Electrónica

• Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.

• Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.

• Cumple los requisitos del Estatuto Tributario y discrimina el impuesto al consumo cuando es del caso.

• Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.

• Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE

¿Es obligatorio que las empresas interesadas en facturar electrónicamente acudan a los proveedores tecnológicos?

NO es obligatorio que las Empresas interesadas en facturar electrónicamente contraten los servicios de proveedores tecnológicos. Si una Empresa está interesada o está obligada a facturar electrónicamente sus operaciones, ésta tiene la libertad de desarrollar su propia solución tecnológica, adquirirla, licenciarla, etc, para facturar electrónicamente de manera directa.

Acceso a Internet

El obligado a facturar electrónicamente debe disponer previamente de hardware y software compatible con el sistema ERP de Globus Sistemas y proveerse su propio acceso a Internet, el cual correrá por su propia cuenta, ya que es este el responsable por los cargos o costos que se causen por este servicio.

Amenazas y/o Virus

Si bien Globus Sistemas posee un sistema de protección tecnológico que va desde sus servidores hasta la salida a Internet, ninguna transmisión por Internet puede garantizar su seguridad al 100%. Globus Sistemas no puede garantizar que la información ingresada a su Sitio Web o transmitida utilizando su servicio sea completamente segura, con lo cual el obligado a facturar electrónicamente es el único responsable de procurar la seguridad y protección de su equipo contra amenazas y/o virus por consecuencia de acceso, uso y/o transferencia de datos en las diferentes plataformas.

Requisito Adquirientes

Para hacer uso de la factura electrónica en el sistema ERP de Globus Sistemas, uno de los requisitos de los adquirientes es el de suministrar una dirección de correo electrónico válida para garantizar el envió de los documentos XML y PDF.

Numeración de Resolución de Facturación

Es responsabilidad del obligado a facturar electrónicamente la solicitud de la numeración de facturación, ya que es este quien debe conocer su estado del RUT y el cual debe contar con la información necesaria para acceder al muisca de la DIAN para realizar el proceso o en su defecto realizarlo de manera presencial ante dicha entidad.